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Il primo contatto con i referenti dei servizi sociali di competenza è quasi sempre telefonico e finalizzato alla accertamento della disponibilità di accoglienza del minore nonché della sussistenza dell’autorizzazione al funzionamento della struttura. Successivamente il minore è accompagnato presso la struttura da un Assistente Sociale che firma, congiuntamente con il Coordinatore della struttura il verbale di affidamento e presa in carico. In tale occasione il Coordinatore riceve anche la copia di eventuali decreti emessi dal tribunale per i minori e tutti i dati relativi alla condizione socio ambientale e sanitaria del minore. Si inoltra tempestivamente alla sezione Istituti presso la Procura minorile la scheda di accettazione con i primi dati del minore (scheda che sarà aggiornata semestralmente e corredata dalla foto identificativa). Tutti i documenti e le schede del minore vengono conservate in un fascicolo personale che si arricchirà successivamente delle relazioni, della copia del progetto educativo personalizzato e di ogni altra nota significativa relativa alla storia e all’evoluzione del percorso di permanenza presso la struttura.
Il registro delle presenze viene aggiornato quotidianamente. In un altro registro vengono annotate le uscite e i rientri (entrambi i registri sono compilati su modelli forniti dalla Procura minorile).
Gli orari delle visite e degli eventuali rientri presso familiari vengono concordati preventivamente e telefonicamente nel rispetto dei tempi organizzativi della struttura e solo se autorizzati dal Magistrato. Le persone che visitano i minori devono sempre esibire un documento di identità.

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